Urlaub eines Projektmanagers

Zwei ganze Wochen Urlaub! Allgäu - Sommer - bei Freunden auf dem Bauernhof (Schweinsbraten mit Knödel in Biersauce!) - vor allem aber Eines: süßes Nichtstun!
Nach drei Tagen faul in der Sonne beschloss ich, etwas Nützliches zu tun. Ich fand eine alte Gartenbank, die einen Anstrich nötig hatte. Unsere Freunde finanzierten als Stakeholder Farbe und Pinsel, ich besorgte das hoch motivierte Team - meine Kinder.
Etwas vermisste ich schon, irgend einen Plan, wo beginnen, wer tut was usw. Jedoch hatten die Kinder schon die Sitzfläche zu streichen begonnen und danach war es unmöglich die Unterseite zu bearbeiten. Es brauchte also einen Tag länger, das Projekt zu beenden. - Allein. Mein Team war nicht mehr motiviert etwas zu tun, nach dem gestrigen Desaster.


Lessons learned:
    ⁃    Niemals planlos!
    ⁃    Ein (anfangs) motiviertes Team ist nicht genug!


Für morgen schrumpfe ich mein Vorhaben zurück auf Normalmaß - süßes Nichtstun.
Herzliche Grüße aus Oberbayern.

 

Komplexes entsteht von selbst, Einfaches muss geplant werden.

Sich dynamisch verändernde Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen haben dazu geführt, dass die Anzahl von Projekten einschließlich deren Komplexität stark gestiegen ist. Daher kommt Projektmanagement heute eine zentrale Bedeutung zu. Nur mit breitem Prozesswissen abgestimmt geplanten und mit sensibler Kommunikation effizient durchgeführten Projekten wird heute Institutionen und Organisationen die notwendig rasche Anpassung an die Erfordernisse ihres Marktsegmentes gestattet. Auswertungen zeigen, dass nicht die inhaltliche Arbeit am Projekt allein die Herausforderung schlechthin ist, sondern Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sind es gleichwohl - das Projektmanagement also. Dort wo ihm passiv begegnet wird, statt es aktiv zu fördern, gehen zum Teil beträchtliche Ressourcen - und damit auch Vertrauen in Projekt und Projektbetreiber - verloren. Beispiele lassen sich dazu reichlich finden, sowohl in der Wirtschaft, als auch in der Politik, als auch in der öffentlichen Verwaltung.

 

Prinzip Projektmanagement

 

Durch Projektmanagement können Ziele, mögliche Risiken und Konflikte nachvollziehbar herausgearbeitet und Strategien entwickelt werden. Termin- und Kostenvorgaben können durch effektives Controlling umgesetzt und Leistungen, wie qualitativ vereinbart, erbracht werden. Teamorganisation und Kommunikation können auf Anforderungen und Besonderheit von Stammorganisation oder Auftraggeber ausgerichtet, Reibungsverluste identifiziert und abgearbeitet sowie Ressourcen zielgerichtet eingesetzt werden. 

Auch komplexe und parallel verlaufende, sich möglicherweise wechselseitig beeinflussende Aufgabenstellungen, werden durch für alle Teilhabende transparente Methoden umsetzbar.

 

In den Industriestaaten sind nicht fachliche Kompetenzen, sondern fehlende verbindliche Festlegungen in Zielen, Anforderungen und Rollenklärungen bzw. Verantwortlichkeiten sowie mangelnde soziale Kompetenz die häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten.

 

Nach unseren Feststellungen entstehen die Probleme in Projekten überwiegend durch Vernachlässigung von wichtigen Arbeits- und demnach Analyseschritten. ("Das brauchen wir nicht, das lassen wir weg!") Ebenso werden sie durch didaktische Fehler in der Führung und, last but not least, ungenügende Projektvorbereitung und lückenhafte Lastenhefte verursacht. Die Folgen sind Änderungen mit wiederum mangelhaften Abwägungsprozessen, da hierfür ein spezielles (Risiko-)Management i.d.R. nicht vorhanden ist. Auch bei Projekten mit (sehr) langen Laufzeiten fehlt häufig ein durchgreifendes Änderungsmanagement zur Bewältigung veränderter Erkenntnisse und anderer Anforderungen.

Deutlich werden die Schwächen in nachlassender Prozess-Konzentriertheit / Motivation von Beteiligten, ungenügender Kommunikation / Offenheit (!) unter den unterschiedlich Beteiligten und zwischen den Ebenen, unzureichendem persönlichen Zeitmanagement / Aufgabenunterschätzung, personeller Überfrachtung von Entscheidungsstrukturen, Entscheidungsängsten sowie, besonders bei Großprojekten, unterschätztem Einsatz eines umfassenden, systematischen Projektmanagements, häufig aus Gründen von Profilierungswünschen, Selbstüberschätzung, falscher, weil sich ins Gegenteil verkehrender Sparsamkeit - gepaart mit Unwissenheit.

 

"Der einzige Mensch, der sich vernünftig benimmt, ist mein Schneider. Er nimmt jedesmal neu Maß, wenn er mich trifft, während alle anderen immer die alten Maßstäbe anlegen in der Meinung, sie passten auch heute noch." George Bernard Shaw (1856-1950)

 

Lessons to learn

 

Wie mit der Verdeckung von Fakten, Absichten oder Zielen (heute) weder "Staat zu machen", noch eine Organisation zu führen ist, sind auch in der Projektarbeit alle Teilnehmer zu Vertrauen bildender Offenheit aufgefordert. Der allein hierdurch gebildete Produkt-Mehrwert ist in der Informationsgesellschaft produkterhaltend und dient ebenfalls zu Gesunderhaltung und Motivationserhalt bei Mitarbeitern sowie gegen persönliche Ausgrenzung unter Kolleginnen und Kollegen.

 

Unsere Einsichten decken sich auch mit ad hoc-Aussagen von Teilnehmern externer Seminare und mit Auswertungen von insbesondere anonym durchgeführten Interviews, also aus Situationen, in denen sich die/der Angesprochene sicher fühlt, weil sie/er sich in einem repressionsfreien Raum befindet.

 

Aus diesen Beobachtungen wird deutlich: Die aktuellen Arbeitsweisen und die -kultur sind einer Anpassung an o.a. Veränderungen im Wege. Je kurzfristiger einer Organisation diese Korrektur gelingt, desto Mehrwert bildender kann sie sein, bei Produkten und in Dienstleistungen. 

 

In unserem PM-Angebot gehen wir dieser Aufgabe entgegen. Wir lassen, mindestens in komplexen und als besonders sensibel zu betrachtenden Projekten, ausschließlich dafür zuständige Beobachter die gesamten Prozesse didaktisch begleiten und eingreifen, wenn es geboten ist.

In jedem Falle, d.h. in jedem von uns geführten PM, machen wir bei frühzeitig absehbarem Bedarf darüber hinaus Vorschläge zur präventiven Interventionen in die Gruppendynamik, möglichst bereits während der Initiierungsphase des PM.

 

Eine weitere Voraussetzung des Projekt-Erfolges stellt die uneingeschränkte Unterstützung durch die obersten Entscheider des Auftraggebers dar. Von der gehen wir aus.

 

In welchen Fällen die ständigen Erweiterungen, Dynamisierungen oder Diversivizierungen der Managementmethoden die noch offenen Erfolge erbringen werden und in welchen die konsequentere, sensiblere Umsetzung bisheriger Erkenntnisse, bleibt künftigen (Miss-)Erfolgen sowie deren Auswertung (= Interpretationen!) vorbehalten.

 

Bei gleichzeitig interessierter Verfolgung neuer Ansätzen haben wir bisher mit dem Ausbau traditioneller Methoden auf der Grundlage eigener Erkenntnisse gute Erfahrung gemacht und das Vertrauen unserer Auftraggeber bestätigen können. 

 


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